ETAPAS DE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN  DE UN EVENTO

         

El tema principal de este blog es dar a conocer los pasos o aspectos que se deben tener en cuenta en las  etapas de ejecución y  evaluación al momento de realizar la organización de un evento, pero no podemos hablar de estas dos etapas sin antes explicar que es un evento y los tipos de eventos que existen según la naturaleza de este. Posteriormente seguiremos con todo lo relacionado a la ejecución de un evento y finalizamos explicando lo que se debe tener en cuenta al momento de realizar la evaluación de un evento para lograr el buen desarrollo y éxito del mismo.

            

¿Qué es un evento?

 Es una actividad social o reunión de un grupo de personas que tienen un objetivo en particular ya sea para establecer contacto directo con los clientes, introducir nuevos productos o de carácter social y cultural, estos pueden ser deportivos sociales, artísticas entre otros. en otras palabras un evento es un acontecimiento que ha sido previamente organizado y que reúne a cierto grupo de personas en un lugar y tiempo ya establecidos para que compartan y desarrollen actividades en relación a un mismo objetivo ya sea para un intercambio social o cultural, estímulo de comercio entre otros

TIPO DE PÚBLICO

Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad de una invitación o entrada,

suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más comerciales

Cerrados: son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los que cada uno tiene una invitación, anteriormente enviada por la empresa u organización, y la cual se ha de presentar a la entrada del acto.

TIPO DE ACTIVIDADES:

Culturales: Actividades de formación, difusión, artísticas, lúdicas, recreativas.

Socioeducativas: Fiestas, reunión de organizaciones, acciones de movilización, de bien social, de información a la sociedad civil.

Deportivas: Eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza y medio ambiente.

Empresariales y corporativos: Reuniones, charlas, presentaciones de productos, seminarios, conferencias, encuentros, congresos y ferias.

Ejecución de un evento

Esta fase del evento es la planificación, es donde desarrollamos todo el trabajo que se ha venido creando, siendo así la base del trabajo, donde se demuestra todo el trabajo que en las etapas anteriores se estaba realizando. En esta fase están implícitas las tareas que se planificaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización, esto consiste en coordinar al equipo técnico, como al humano  para que las actividades anteriormente planteadas sean desarrolladas factiblemente.  

Esta etapa comprende como mínimo las siguientes actividades:

1.Contacto con proveedores de servicios: Es muy importante contar con una base de datos de posibles proveedores  que necesitaremos para la realización de nuestro evento, estos pueden ser proveedores de hoteles, restaurantes, transporte entre otros; todo esto con el fin de garantizar o confirmar los servicios que se tendrán en el evento.

2. Envío de las rooming list: Es  necesario enviar con anticipación a los establecimientos hoteleros  la lista de las habitaciones que se necesitaran para los invitados o asistentes al evento si este lo requiere.

3.Documentación y merchandising: Este es un aspecto muy importante a contemplar durante esta etapa ,pues de este depende que los asistentes puedan participar de las actividades del evento y lograr así el éxito del mismo.

4. Montaje de stands:  Para el caso de exposiciones o eventos que lo requieran, este se deberá realizar durante los días previos a la celebración del evento  evitando así cualquier inconveniente que pueda presentarse y se deben tener en cuenta el uso de nuevas tecnologías, iluminación y se deberá considerar el uso de diferentes materiales.

5. Montaje de salas: En el caso de charlas, conferencias entre otros será necesario la instalación de salas y se deberá elegir el tipo de montaje que se necesita teniendo en cuenta la tipología del evento para así brindar una comodidad a los asistentes; también se deberá tener en cuenta aspectos como de qué forma entra la luz al espacio y el tipo de mobiliario que se necesita.

6.Señalizacion de sedes: Es importante que al momento de planificar los espacios, incluyas los distintos carteles que van a necesitar y una vez que recorras el predio, marqués en un plano las ubicaciones de cada uno.se señalizara la sede,estaciones,hoteles entre otros lugares y se deberán tener en cuenta cárteles como los de emergencia, nombre de los salones, cronograma del evento y espacio de acreditación.

7. Reunión del comité: Durante la etapa de ejecución del evento  se deberá realizar una reunión general con los distintos comités de trabajo para así poder cerrar detalles que hagan falta  y para conocer o asignar las funciones que cada uno realizará durante el evento.

8. Ensayo general: Se debe realizar un ensayo general con todos los empleados para así poder verificar si hay alguna falla en la planificación del evento y lograr la corrección de esta garantizando así que el día del evento se se presente ningún inconveniente; este se debe realizar por lo menos unas 24 horas antes de la celebración del evento con el fin de lograr el éxito del mismo.

9.Controles de desarrollo del evento: Estos se deben realizar desde que se da inicio a la recepción de la celebración hasta su finalización, esto con el objetivo de comprobar que el evento se está desarrollando según lo que se tenía establecido.

ETAPA DE EVALUACIÓN 

La fase de evaluación del evento, es la etapa final en la que hay que evaluar el grado de consecución de los objetivos planteados en el inicio. Es el proceso de observación crítica, medición exhaustiva y seguimiento pormenorizado de la ejecución del evento con el fin de evaluar sus resultados con precisión.

La evaluación posterior al evento se centra en la medición de los resultados de eventos en cuanto a impacto, imagen y satisfacción del cliente/usuario. De esta fase se extrae información para articular acciones de mejora continua para ediciones posteriores del evento o para futuros eventos de nuevo cuño de características similares.

Para tener certeza de que el evento dio los resultados previstos, se necesita hacer una evaluación determinando los parámetros y otros criterios que nos ayudarán a estimar los porcentajes en cuanto al rendimiento planteado.

LOS FACTORES PRINCIPALES QUE SE EVALÚAN SON:

• Se alcanzó el objetivo general del evento 

• Las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron.

• Los programas que se acordaron cumplieron con su totalidad y con el nivel de calidad.

• Los resultados obtenidos eran los que se esperaban. 

SE EVALÚA 

• Cantidad y satisfacción de los participantes 

• Se tiene que tener en cuenta la calidad del sonido 

• Calidad en la alimentación 

• Calidad técnica

• Calidad de hospedaje

• Calidad en la organización 

• Estado de ánimo y ambiente.

SE RECOMIENDA 

Hacer preguntas a los asistentes que puedan darnos un punto claro del evento:

¿Cómo les pareció el evento?

¿Cuál fue la actividad que más le gusto?

¿La fecha estuvo bien para la realización?

¿Cómo estuvo la atención y trato en el evento?

¿Recomendarías el evento?

¿Volverías a participar?

+ comentarios y sugerencias

EVALUACIÓN PERSONAL

• Se debe evaluar también al coordinador general y a los organizadores

• Si quedaron satisfechos con los logros alcanzados

• Se trabajó ordenadamente y se utilizaron los papeles de trabajo

• Las actividades se iniciaron en los horarios previstos.

PERSONAS INDICADAS PARA EVALUAR

• Director que conoce problemas, avances y resultados.

• El encargado de mercadotecnia que conoce los resultados de clientes y productos.

• Asistentes.

• Personal del evento 

AGRADECIMIENTO

Al finalizar el evento es necesario que te reúnas con tu equipo y le expreses tu gratitud. Nada de eso hubiera sido posible sin ellos y deben saberlo.

CONCLUSIÓN DE LA ETAPA DE EVALUACIÓN

Es una fase muy importante en la que vemos el resultado del evento y en el que hemos de mantener el engagement que hemos conseguido con los asistentes.

Hemos de hacer un análisis cuantitativo y cualitativo de todo y además ver la diferencia entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.

CONCLUSIÓN GENERAL

En un evento siempre se  debe tener en cuenta que, la fase de ejecución es muy importante ya que vamos a mostrar lo que fuimos organizando en las fases anteriores, y es hay donde demostramos la experiencia y el orden que nosotros tuvimos para hacer el evento, otra fase que es muy importante es la fase de evaluación ya que es la fase que nos muestra los porcentajes de como nos salió el evento, cuáles fueron los puntos fuertes del evento y la mejora que debemos tener en cuenta para un próximo evento, este porcentaje lo sacamos pidiendo opiniones a los asistentes y así terminaremos nuestro evento no sin antes dar las gracias.